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Comunicado sobre Sub regional JamCam Panamá 2020

Comunicado sobre Sub regional JamCam Panamá 2020

agosto 7, 2020247Views

AGYSCR-JDN-CAI-0059-2020
A toda la Comunidad Guía y Scout

Estimado (as):

Reciba un cordial saludo deseando paz, prosperidad y salud en este tiempo de cambios en nombre de la Comisión de Asuntos Internacionales, y a su vez deseamos comunicarles lo siguiente, en relación al 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020:

1. El evento inicialmente se efectuaría del 07 al 11 de abril del 2020, en Panamá.

2. El 11 de marzo del 2020, Scouts de Panamá envía un comunicado vía correo electrónico a la Comisión de Asuntos Internacionales, indicando la reprogramación del Evento debido al COVID-19, para las fechas tentativas del 26 al 31 de diciembre 2020.

3. Al presentarse un panorama incierto, ya que nos encontrábamos en las primeras etapas del COVID-19 en ambos países, Costa Rica analiza los pros y contras de esta fecha propuesta, ya que el principal objetivo siempre es y será salvaguardar la seguridad y salubridad de los participantes. Dicha sesión se llevó a cabo el 11 de marzo 2020 en la Oficina Nacional, con la presencia de: el Presidente de nuestra Asociación, el Director Financiero Contable, la Jefatura de Contingente y su equipo de trabajo y la Comisión de Asuntos Internacionales.

4. El 12 de marzo 2020, se realizó un comunicado por parte de la Presidencia de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica, el cual se envía a la Jefatura de Contingente, donde se notifica formalmente el cambio de fecha del Evento.

5. Bajo este análisis constante de la evolución de la pandemia, Costa Rica identifica que, a partir del 6 de abril 2020, Scouts de Panamá había cerrado los canales de comunicación oficiales del evento.

6. Para finales del mes de mayo del 2020, la situación de la pandemia en lugar de mostrar cambios optimistas, empeoraba y es por esto que para el 20 de mayo 2020 se realiza una reunión entre la Jefatura de Contingente y la Comisión de Asuntos Internacionales, en la cual la Jefatura expone la preocupación del Contingente e indica que muchas familias estaban solicitando el reintegro del dinero debido a la situación económica del país.

En esta misma reunión se evalúan los siguientes puntos:

– La última comunicación visualizada en las redes del evento como “fecha tentativa” para realizar el 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020 es del 26 al 31 de diciembre del presente año.

– Se cerraron todos los canales de comunicación oficiales relacionados con el evento y no contamos con actualizaciones oficiales.

– Según las indicaciones emitidas por el Ministerio de Salud de Costa Rica, las actividades masivas se pueden realizar a un 100% de aforo hasta el mes de noviembre.

– Al ser el Contingente de Costa Rica de 398 personas, esto se considera un “evento masivo”, ocasionando que el Contingente no pueda volver a reunirse ni realizar concentraciones, impidiendo así lograr una participación optima en el Evento.

– Debido a la situación económica del país, muchas familias han solicitado el reintegro del dinero de los jóvenes que iban a participar del Evento.

– El Contingente debe realizar una actualización total de sus costos, esto porque los precios ofrecidos por los proveedores (por ejemplo del servicio de autobús) se tendría que re cotizar, lo que podría aumentar el precio del producto o servicio, ocasionando así que los padres de familia tengan que cubrir los gastos adicionales. Situación que puede causar una disminución considerable en la cantidad de participantes del Contingente.

Al analizar los puntos anteriormente mencionados, se llega a la conclusión de:
“Liquidar el Contingente actual que asistiría al 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020, dando así el cierre definitivo al mismo”.

7. Es por esto que el Comité de Asuntos Internacionales, atendiendo la solicitud de la Jefatura de Contingente, eleva la preocupación del mismo a Junta Directiva Nacional y solicita el 29 de mayo el punto en la agenda de la próxima sesión, de carácter urgente.

8. El 03 de junio del 2020 durante la Sesión Ordinaria de Junta Directiva Nacional Nº39-2019/20, se analizó el tema de la participación del Contingente del Jamboree y Camporee de la Sub Región Panamá 2020, y al respecto se acordó lo siguiente:

“ACUERDO 02-39-2019/20 De conformidad con la recomendación presentada por el Comité de Asuntos Internacionales se acuerda suspender la participación del Contingente de Costa Rica al Jamboree y Camporee de la Sub Región Panamá 2020. Además se acuerda solicitar a la Asociación de Scouts de Panamá la devolución de las inversiones que ha realizado este contingente para la participación en dicho evento.”

9. Una vez comunicado el acuerdo por parte de la Secretaria de Junta Directiva Nacional el 09 de junio, el 11 de junio del 2020, se procede a enviar a Scouts de Panamá el oficio AGYSCR-JDN-CAI-0055-2020, el cual indica que:

La posición de Guías y Scouts de Costa Rica es:

Liquidar el Contingente actual que asistiría al 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020, dando así el cierre definitivo al mismo, decisión que fue tomada por la Jefatura del Contingente, la Comisión de Asuntos Internacionales y la Junta Directiva Nacional según acuerdo 02-39-2019/20.

Es por esto que solicitamos:

La devolución total del monto transferido para la inscripción del evento, por parte de Costa Rica.

10. Aunado a lo anterior, el 14 de junio 2020, la Comisión de Asuntos Internacionales le envía un comunicado a los padres y madres de familia, explicando la situación actual y solicitando la compresión del caso respectivo.

11. El 17 de junio 2020, la Comisión de Asuntos Internacionales convoca a una reunión para socializar la decisión de liquidar el Contingente entre todos los actores involucrados: Representante de Junta Directiva Nacional, Director General, Directo Financiero – Contable, Tesorería, Directora de Comunicaciones y Jefatura de Contingente. Como resultado de esta sesión se acuerdan los pasos a seguir para responder a las solicitudes de los padres y madres de una manera oportuna, tomando en cuenta los procesos institucionales de ambas Asociaciones.

12. Scouts de Panamá da respuesta del oficio AGYSCR-JDN-CAI-0055-2020, convocando a una reunión el 23 de junio 2020, con la presencia de:

Por parte de Scouts de Panamá:
– Presidente del Consejo Nacional Scouts Panamá.
– Vicepresidente del Consejo Nacional Scouts Panamá.
– Director del I° JAMCAM Subregional.
– Fiscal del Consejo Nacional Scouts de Panamá.
– Comisionado Scout Internacional de Scouts de Panamá.
– Directora Ejecutiva Nacional.

Y por parte de la Asociación de Guías y Scout de Costa Rica, se contó con la presencia de:
– Presidente de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica.
– Director General de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica.
– Director Financiero – Contable de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica.
– Jefatura de Contingente de Costa Rica.
– Comisionada Guía Internacional de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica.
– Comisión de Asuntos Internacionales.
– Personal del área de Contabilidad.

En la cual se acuerda:

“Liquidar el Contingente actual que asistiría al 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020 y enviar una nota de intención de participación una vez las fechas del Evento fueran más claras. Adicional se acuerda una reunión de Presidentes y Directores de la Región, con el fin de conversar posibles fechas para el Evento y la situación de cada país”.

13. El 01 de julio 2020, se envía el oficio AGYSCR-JDN-CAI-0058-2020 a Scouts de Panamá solicitando lo siguiente:
“Considerando la nota AGYSCR-JDN-CAI-0055-2020 emitida el 11 de junio del presente año, por parte de nuestra Asociación, donde se indica la posición de Costa Rica, en cuanto a:

“Liquidar el Contingente actual que asistiría al 1er Evento Sub regional JamCam Panamá 2020, dando así el cierre definitivo al mismo, decisión que fue tomada por la Jefatura del Contingente, la Comisión de Asuntos Internacionales y la Junta Directiva Nacional según acuerdo 02-39-2019/20.”

Nos permitimos hacer las siguientes aclaraciones:
– Debido a la situación actual de nuestro país en donde nos encontramos en una segunda ola pandémica, que es aún más fuerte y agresiva que la primera.
– Más de un 50% de los padres de familia de jóvenes que conformaban la delegación de Costa Rica, han solicitado el reintegro total de los pagos realizados para el Evento.
– Los trámites contables y administrativos, para separar la delegación entre los que quieran seguir participando del evento y los que se retiran, son muy complejos dado que estamos hablando de 398 personas.
– Desconocemos el informe detallado de las erogaciones de efectivo realizadas por la Dirección del Evento de la Asociación Scouts de Panamá.

Es por esto que solicitamos:

La devolución total del monto transferido para la inscripción del evento, por parte de Costa Rica, a más tardar el 31 de julio 2020, donde nuestro Director Financiero les estará enviando los números de cuenta para la realización del reintegro.

La liquidación de esta delegación, no es sinónimo que nuestra Asociación no asistirá al evento sino que nuestro espíritu es cerrar la delegación actual de Costa Rica y abrir una nueva delegación una vez se cuente con toda la información pertinente sobre el Evento, eso sí haciendo la aclaración que desconocemos, cuál sería el número de participantes, dirigentes y EIS que estaría presentando Costa Rica para esta nueva delegación.”

El personal de contabilidad procede a enviar la información de los números de cuenta de forma expedita.

14. Producto de la reunión de Presidentes y Directores de la Región, el 14 de julio se recibe el oficio ANSP/002-2020-21 por parte de Scouts de Panamá, en donde indican lo siguiente:
“…Scouts de Panamá mantiene su compromiso de realizar el evento con una nueva fecha, del 28 de diciembre de 2021 al 1 de enero 2022, esperando de esta forma un tiempo prudencial en el cual se pueda definir más claramente el panorama sanitario nacional y subregional, ofreciendo una mayor seguridad para los participantes locales e invitados…

Conscientes de la gran dilatación que sufrirá el mismo, le ofrecemos a todos los inscritos al 11 de marzo de 2020, la posibilidad de mantenerse registrados como participantes o retirarse del evento de acuerdo a las siguientes condiciones:

Si desean mantenerse en el evento.

1. La posibilidad de conservar la cuota de participación de $165.00 (Ciento sesenta y cinco con 00/100 dólares americanos) aunque esta pueda variar posteriormente.

2. La posibilidad de ceder su registro a otro Scout de su país que cumpla con las edades establecidas para la actividad, manteniendo el 100% de los pagos realizados a Scouts de Panamá como cuota de participación al Evento.

3. La posibilidad de participar en el evento aunque su edad exceda la establecida en el diseño inicial de la actividad.

Si desean retirarse del evento.

1. Para aquellos con cuota de participación cancelada al 11 de marzo de 2020, Scouts de Panamá le devuelve la suma neta de $150.00 (Ciento cincuenta con 00/100 dólares americanos) equivalentes aproximadamente al 90% (noventa por ciento) del monto establecido como cuota de participación.

2. Para aquellos inscritos al evento, que al 11 de marzo de 2020 no han cancelado su cuota de participación, Scouts de Panamá le devuelve la diferencia del monto abonado menos $15.00 (Quince con 00/100 dólares americanos) en concepto de retención como gastos de manejo.
Se establece las 5:00 pm (hora de Panamá) del día 15 de agosto de 2020, como última fecha para comunicar la decisión tomada, la cual deberá ser a través del Jefe de Delegación.”

 

15. Tras recibir el oficio ANSP/002-2020-21 por parte de Scouts de Panamá, Costa Rica analiza los pros y contras de las opciones propuestas por Panamá. Dicho análisis se llevó a cabo, con: el Presidente de nuestra Asociación, el Director General, el Director Financiero Contable, la Jefatura de Contingente, la Comisión de Asuntos Internacionales y el personal de contabilidad.

Se evalúan los siguientes puntos:
– ¿Quién sería el responsable de dar continuidad a los jóvenes que hubieran decidido permanecer en el Contingente?, ya que no se contaría con Jefatura de Contingente debido a que es un contingente totalmente nuevo.

Por tanto, se tendría que aclarar a los padres y madres de familia que:
– El dinero no está en nuestras manos, sino en las de Scouts de Panamá.
– Su hijo o hija pertenecería a un Contingente totalmente nuevo.
– Los gastos que tuvo en concentraciones, kit debe volver a asumirlos.
– Un Contingente no va ligado al otro.
– Los trámites contables y administrativos, para separar el contingente entre los que quieran seguir participando del evento y los que se retiran, es sumamente complejo dado que estamos hablando de 398 personas.
– Mantener el dinero por más de un año en las cuentas de otra Asociación es muy riesgoso, debido al panorama tan incierto que estamos viviendo actualmente.
– La opción de ceder el su registro a otro guía o scout de su país que cumpla con las edades establecidas para la actividad, es una práctica muy riesgosa debido a que la Asociación desconocería los acuerdos internos entre los que llegaron ambas partes (jóvenes participantes) para ceder su registro y en el momento que alguna de las partes, no cumpla con lo pactado la Asociación de Guías y Scouts, no podría hacerse responsable o responder ante esta situación.

Con base en el análisis y los puntos anteriormente mencionados, se acuerda:

Mantenernos firmes con lo acordado sobre la liquidación total del Contingente y de está formar proteger los recursos económicos de nuestros participantes y sus familias, debido a que el panorama actual es muy incierto.
Adicional, en caso de que algún joven esté interesado en participar del nuevo Contingente para el JamCam Panamá 2021, se le invita a recibir la liquidación del Contingente actual y que depositen dicha liquidación en un fondo de ahorros personal que les pueda generar interés, mientras se conforma el nuevo Contingente.

16. El 17 de julio 2020 la Jefatura de Contingente de Costa Rica da respuesta al oficio ANSP/002-2020-21 por parte de Scouts de Panamá, indicando que, como se había mencionado anteriormente, nuestro país requiere la liquidación total de Contingente a más tardar el 31 de julio 2020. Y adicional se solicita el detalle de gastos por parte de Scouts de Panamá, para justificar los $15.00 de rebajo en el reintegro.

17. En paralelo, desde el mediados de mayo, el Contingente ha trabajado arduamente en la conciliación y liquidación por parte de la Asociación de Guías y Scout de Costa Rica, tomando en consideración los gastos ejecutados a la fecha tales como: kit del Contingente, concentraciones, gastos administrativos y entre otros.

18. El 28 de julio se recibe un correo por parte de Scouts de Panamá, en el que se indica que la transferencia internacional para el reintegro de la inscripción, ya fue aprobada por su Asociación y nos encontramos a la espera de la misma.

Con base a lo expuesto anteriormente, es importante aclarar los pasos siguientes:

1. El Departamento de Contabilidad se encuentra en proceso de validar la conciliación de cada uno de los 398 miembros del Contingente.
2. Una vez se valide la conciliación, se procede a elevar el caso a Comité Ejecutivo con el fin de que se establezca un acuerdo de devolución del dinero a cada participante y así poder emitir los cheques.
3. Se estará convocando a una sesión virtual lo antes posible, con anticipación les estaremos comunicando, para el proceso de devolución de dinero y rendición de cuentas del Contingente.

Este proceso ha requerido de mucho esfuerzo y colaboración de cada uno de los actores involucrados (Junta Directiva Nacional, personal de la Oficina Nacional y el equipo voluntario), organizando y alineando cada una de las acciones para responder de manera efectiva y oportuna a las necesidades y solicitud de los participantes y sus familias, teniendo como pilares los principios de transparencia y responsabilidad.
Adicional, les pedimos calma y paciencia, ya que estamos hablando de un Contingente de 398 personas de todo el país, por tanto, solicitamos referir sus consultas al correo administracion@siemprelistos.org o internacional@siemprelistos.org.

De parte de la Comisión de Asuntos Internacionales agradecemos de antemano la comprensión con dicha situación.

Se despide en la Comunidad de la hermandad del Guidismo y Escultismo.

 

Susana Jiménez Trejos

Comisionada Internacional

 

Rodrigo Sánchez Fuentes

Director General

 

Dcoumento original: AGYSCR-JDN-CAI-0059-2020. Comunicado JamCam Comunidad Guía y Scout

 

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