Comunicado Institucional
Para: Juntas de Grupo
De: José Luis Hidalgo, Director Administrativo Financiero.
Ana Margarita Pizarro, Tesorera JDN
Asunto: Pago de fondos asignados por 25%
Fecha: 9 de mayo de 2024.
Estimados miembros de la comunidad,
Esperamos que este mensaje les encuentre bien a ustedes y a sus seres queridos.
Nos complace anunciar que, con el objetivo de simplificar el proceso de Ayuda a Grupo, implementaremos los pagos por transferencia a las cuentas de la Jefatura o Tesorería de Grupo, según lo determine la Junta de Grupo.
Otro aspecto importante, que se comunicara con más detalle en un futuro cercano, es la automatización del proceso de Ayuda a Grupo, que vendrá a facilitar el acceso en tiempo y forma a los recursos en todos los grupos del país.
Para garantizar una transición sin problemas, les pedimos que tengan en cuenta lo siguiente al gestionar sus trámites de Ayuda a Grupo:
1. En la solicitud de fondos indique como aprueba la junta de grupo que se les traslade los fondos, a saber: transferencia electrónica a cuenta de la jefatura o de la tesorería, transferencia a la cuenta del grupo en el Banco de Costa Rica, cheque a nombre de la jefatura o de la tesorería.
2. Se hará pago inmediato por caja chica, a los trámites presentados en plataforma que sean por montos igual o menores a ₵100 000 (cien mil colones), previa revisión de la documentación presentada (sujeto a la disponibilidad de fondos de la caja chica).
3. En caso de solicitar Cheque, hay que considerar que aún los miembros nuevos de la Junta Directiva no están autorizados a firmar en físico en las cuentas del Banco de Costa Rica, y hasta nuevo aviso.
4. En caso de solicitar transferencia, proporcionen el número de cuenta IBAN y el nombre completo y cédula de la persona a quien pertenece la cuenta donde se depositará el monto, ya sea jefatura o tesorería.
5. A partir del miércoles inmediatamente posterior a la presentación de la solicitud de fondos del 25%, la administración tendrá hasta un máximo de ocho días hábiles para realizar la transferencia electrónica. Se les recuerda que la fecha máxima para recibir solicitudes y documentos, para contar los ocho días, son los martes hasta las 5:00 p.m.
6. Una vez que se haya realizado la transferencia, se les notificará por correo electrónico por parte de la Plataforma de Apoyo, para que conozca el monto y la fecha realizada.
7. Sobre los documentos de respaldo, les recordamos que los requisitos mínimos que estos deben cumplir son: documento emitido a nombre de la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica, cédula jurídica de quien emite el documento, consecutivo, fecha de emisión del documento e inscripción ante el Ministerio de Hacienda.
8. Se aceptará tiquetes electrónicos cuya sumatoria anual no sobrepase el 10% del total del monto asignado al grupo. Estos tiquetes deben tener los requisitos mínimos que establece la legislación nacional, tal y como se indica en el punto 7. Aplica para todo gasto incurrido a partir del primero de enero del 2024.
Estamos aquí para brindarles apoyo. Pueden contactarnos en el número de teléfono 2222-9898 o al correo electrónico [email protected].
Agradecemos su comprensión y cooperación durante este tiempo.
Saludos cordiales,
José Luis Hidalgo Ávila Director Administrativo Financiero
Ana Margarita Pizarro Jiménez, Tesorera Junta Directiva Nacional
Documento original
