SECRETARIA (O) Limón, Guanacaste y Puntarenas
NATURALEZA DEL TRABAJO: Puesto de medio tiempo
Asistencia a una Sede Regional, en la ejecución de labores secretariales de gran complejidad y confidencialidad; en la tramitación de asuntos técnicos y administrativos, que requieren de control, organización, coordinación, y atención específica.
TAREAS:
• Controla que los sistemas de archivo y registros; físicos y digitales, estén en orden y al día.
• Digita o redacta documentos variados (físicos y digitales): cartas, informes, notas, estudios, cuadros, circulares, tarjetas, certificados, correspondencia en general, entre otros.
• Recibe, registra, prepara y envía la correspondencia, física y digital, que llega diariamente a la Oficina Regional, manteniendo informado a su jefe inmediato (Ejecutivo/a Regional).
• Revisa y tabula datos para investigaciones, diagnósticos, cursos, cuestionarios, informes.
• Recibe, revisa, registra y tramita fórmulas de inscripción y otros documentos similares.
• Apoya en la convocatoria y confirmación en la asistencia a actividades que le sean encomendadas.
• Brinda apoyo en actividades institucionales en las que sea requerido.
• Custodia y mantiene actualizado y ordenado el inventario de artículos, activos, equipos y materiales de oficina de la Sede Regional.
• Mantiene actualizado el Sistema de Registro de la Membrecía, emitiendo los informes en los momentos establecidos o requeridos.
• Lleva la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la Sede Regional y del ámbito de trabajo.
• Atención de teléfono y público en general brindándoles información o canalizando sus consultas hacia los funcionarios respectivos.
• Gestiona el abastecimiento o suministro de artículos y materiales requeridos en la Sede Regional.
• Atiende y administra la tienda regional, lo que comprende: venta de artículos, mantenimiento de inventarios, pedidos, cierres semanales y depósitos correspondientes, tareas que se coordinarán con el Departamento Administrativo Financiero.
• Ejecuta otras labores propias del cargo.
SUPERVISIÓN RECIBIDA:
Trabaja bajo la jefatura del Ejecutivo(a) Regional, siguiendo instrucciones precisas, métodos y normas establecidas. Su trabajo es evaluado mediante la observación directa de la calidad de su trabajo, y la evaluación de los resultados obtenidos.
– Es responsable porque la asistencia y las labores de secretariado que presta, sean ejecutadas con gran precisión, calidad, oportunidad y eficiencia. Debe guardar la mayor discreción y confidencialidad sobre los asuntos de trabajo.
– Le compete velar por el buen uso del equipo y los materiales que tiene asignados en su trabajo (computadora, teléfono, fax, fotocopiadora, grabadora, calculadora, scanner, impresora).
– La actividad que realiza, origina relaciones constantes con superiores, compañeros, funcionarios de instituciones públicas y privadas, grupos comunales, público en general; circunstancia que requiere actuar con amabilidad tacto y discreción.
– Le corresponde manejar fondos de alguna cuantía y ser responsables de los mismos.
– Le corresponde realizar los depósitos en el banco de los dineros recibidos por concepto de cuotas de eventos en general, donaciones o cualquier otro ingreso.
– Como voluntarios no podrá asumir roles de coordinación o dirección en eventos de Programa, Recurso Adulto o Gestión a nivel regional, nacional o internacional.
– La participación como voluntario en eventos de Programa, Recurso Adulto o Gestión deberá ser previamente coordinado con el Ejecutivo(a) Regional.
El puesto demanda iniciativa para seleccionar métodos y procedimientos, y adoptar decisiones eficaces.
– paciencia y tolerancia,
– planificación y efectividad de respuesta,
– servicio al cliente y puntualidad,
– altruismo y espontaneidad.
– muy buena presentación personal
CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:
El trabajo es ejecutado dentro de condiciones normales de Oficina, sin embargo le puede corresponder trasladarse a determinadas zonas y trabajar en jornadas especiales
– Esfuerzo mental para la atención de labores muy variadas y complejas de secretariado.
– Esfuerzo emocional para que el trabajo se realice de la mejor forma y con la prontitud requerida.
– Trabajo bajo presión
Educación formal
– Título en Secretariado profesional, preferiblemente.
– Combinación equivalente (estudios y 3 años de experiencia en puestos similares).
– Curso especializado de relaciones humanas, indispensable.
– Dominio y manejo de Microsoft Office e Internet, indispensable.
– Cursos especializados de redacción y ortografía, indispensable
– Cursos sobre servicio al cliente y gestión empresarial, preferiblemente
– Conocimientos de inglés básico, preferiblemente.
– Dos años de experiencia en labores relacionados con el puesto.
– Para cada puesto, deben residir en el área en la que aplicarán.
– Puede enviar su currículum al correo [email protected]os.org.
– La fecha límite para el envío es el viernes 27 de enero de 2012.
