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Oportunidad de empleo

Oportunidad de empleo

enero 23, 2012947Views

 

ASOCIACIÓN DE GUÍAS Y SCOUTS DE COSTA RICA

SECRETARIA (O) Limón, Guanacaste y Puntarenas

NATURALEZA DEL TRABAJO: Puesto de medio tiempo

 

Asistencia a una Sede Regional, en la ejecución de labores secretariales de gran complejidad y confidencialidad; en la tramitación de asuntos técnicos y administrativos, que requieren de control, organización, coordinación, y atención específica.                      

TAREAS:

• Controla que los sistemas de archivo y registros; físicos y digitales, estén en orden y al día.

• Digita o redacta documentos variados (físicos y digitales): cartas, informes, notas, estudios, cuadros, circulares, tarjetas, certificados, correspondencia en general, entre otros.

• Recibe, registra, prepara y envía la correspondencia, física y digital, que llega diariamente a la Oficina Regional, manteniendo informado a su jefe inmediato (Ejecutivo/a Regional). 

• Revisa y tabula datos para investigaciones, diagnósticos, cursos, cuestionarios, informes.

• Recibe, revisa, registra y tramita fórmulas de inscripción y otros documentos similares. 

• Apoya en la convocatoria y confirmación en la asistencia a actividades que le sean encomendadas.

• Brinda apoyo en actividades institucionales en las que sea requerido.

• Custodia y mantiene actualizado y ordenado el inventario de artículos, activos, equipos y materiales de oficina de la Sede Regional.

• Mantiene actualizado el Sistema de Registro de la Membrecía, emitiendo los informes en los momentos establecidos o requeridos.

• Lleva la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de la Sede Regional y del ámbito de trabajo.

• Atención de teléfono y público en general brindándoles información o canalizando sus consultas hacia los funcionarios respectivos.

• Gestiona el abastecimiento o suministro de artículos y materiales requeridos en la Sede Regional. 

• Atiende y administra la tienda regional, lo que comprende: venta de artículos, mantenimiento de inventarios, pedidos, cierres semanales y depósitos correspondientes, tareas que se coordinarán con el Departamento Administrativo Financiero.

• Ejecuta otras labores propias del cargo.

 

SUPERVISIÓN RECIBIDA:

Trabaja bajo la jefatura del Ejecutivo(a) Regional, siguiendo instrucciones precisas, métodos y normas establecidas. Su trabajo es evaluado mediante la observación directa de la calidad de su trabajo, y la evaluación de los resultados obtenidos.

 

RESPONSABILIDADES:

– Es responsable porque la asistencia y las labores de secretariado que presta, sean ejecutadas con gran precisión, calidad, oportunidad y eficiencia. Debe guardar la mayor discreción y confidencialidad sobre los asuntos de trabajo.

– Le compete velar por el buen uso del equipo y los materiales que tiene asignados en su trabajo (computadora, teléfono, fax, fotocopiadora, grabadora, calculadora, scanner, impresora).

– La actividad que realiza, origina relaciones constantes con superiores,  compañeros, funcionarios de instituciones públicas y privadas, grupos comunales, público en general; circunstancia que requiere actuar con amabilidad tacto y discreción.

– Le corresponde manejar fondos de alguna cuantía y ser responsables de los mismos. 

– Le corresponde realizar los depósitos en el banco de los dineros recibidos por concepto de cuotas de eventos en general, donaciones o cualquier otro ingreso.

– Como voluntarios no podrá asumir roles de coordinación o dirección en eventos de Programa, Recurso Adulto o Gestión a nivel regional, nacional o internacional.

– La participación como voluntario en eventos de Programa, Recurso Adulto o Gestión deberá ser previamente coordinado con el Ejecutivo(a) Regional.

 

CARACTERÍSTICAS PERSONALES:

El puesto demanda iniciativa para seleccionar métodos y procedimientos, y adoptar decisiones eficaces.

 

El puesto requiere de: 

 

– orden y disponibilidad,

– paciencia y tolerancia,

– planificación y efectividad de respuesta,

– servicio al cliente y puntualidad,

– altruismo y espontaneidad.

– muy buena presentación personal

 

CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:

El trabajo es ejecutado dentro de condiciones normales de Oficina, sin embargo le puede corresponder trasladarse a determinadas zonas y trabajar en jornadas especiales

 

El puesto demanda:

 

– Esfuerzo físico en la realización de actividades que demanda desplazamiento de un lugar a otro, levantar y cargar equipo o materiales de trabajo, cansancio corporal y visual por estar muchas horas frente a la computadora.

– Esfuerzo mental para la atención de labores muy variadas y complejas de secretariado.

– Esfuerzo emocional para  que el trabajo se realice de la mejor forma y con la prontitud requerida.

– Trabajo bajo presión  

 

REQUISITOS:

 

Educación formal

– Título en Secretariado profesional, preferiblemente.

– Combinación equivalente (estudios y 3 años de experiencia en puestos similares).

 

Formación complementaria

 

– Conocimiento de políticas y organización institucional, preferiblemente.

– Curso especializado de relaciones humanas, indispensable.

– Dominio y manejo de Microsoft Office e Internet, indispensable.

– Cursos especializados de redacción y ortografía, indispensable

– Cursos sobre servicio al cliente y gestión empresarial, preferiblemente

– Conocimientos de inglés básico, preferiblemente.

 

Experiencia

 

– Dos años de experiencia en labores relacionados con el puesto.

 

Nota:

– Para cada puesto, deben residir en el área en la que aplicarán.

– Puede enviar su currículum al correo [email protected].

– La fecha límite para el envío es el viernes 27 de enero de 2012.

CONTACTOS

Dirección

San José, Moravia, San Vicente, de la Biblioteca pública 200 metros al oeste

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(506) 2222-9898

Fax

(506) 2223-2770

Apartado postal

2223-1000 San José

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