Preguntas y Respuestas Proceso de Actualización de Base de Datos

Comunicado Oficial

Para: Comunidad Guía y Scout

De: Claribet Morera Brenes, Directora General
Asunto: Preguntas y Respuestas Proceso de Actualización de Base de Datos Fecha: 14 de enero de 2025

Estimada comunidad,
En la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica, valoramos profundamente la colaboración y el apoyo de todos nuestros miembros. Con el objetivo de mejorar la calidad y precisión de nuestra base de datos y poder brindarles el mejor servicio, la Junta Directiva Nacional en su Sesión Ordinaria N° 30-2024/25 realizada el pasado 10 de enero de 2025 tomó el acuerdo #10-30-2024/25 para autorizar la contratación de un Call Center para la actualización de datos de nuestra Dirigencia, por lo que hemos iniciado este proceso, que es fundamental para el desarrollo de nuestras actividades y la toma de decisiones institucionales.
A continuación, respondemos a las inquietudes más comunes sobre este proceso, con el fin de respetar el principio de transparencia al que nos debemos como organización y el genuino interés de atender cada una de las dudas que puedan tener:
Preguntas y Respuestas sobre el Proceso de Actualización de la Base de Datos SRM

1. ¿Es obligatorio participar en el proceso de actualización de datos?
   No, la participación en este proceso es absolutamente voluntaria. Agradecemos su colaboración, pero entendemos y respetamos su decisión de no participar si así lo desea. Del 14 al 27 de enero, las personas que no deseen ser contactadas o que se utilice su información para los efectos señalados, pueden enviar el documento o formulario denominado ACTUALIZACIÓN DE DATOS DIFERIDOS Link: https://drive.google.com/file/d/1EupxJt57haH54NjVYUEdjTwNuQiDXwFg/view?usp=sharing al correo [email protected] indicando su negativa y facilitando LA INFORMACIÓN que se le solicita. En el caso de no enviar su respuesta con los datos solicitados en el plazo establecido, le estaremos contactando para realizar el proceso de verificación de datos de manera telefónica.
2. ¿Con quién vamos a trabajar y quién garantiza la seguridad de la información?
   Estamos trabajando con el intermediario tecnológico Umaña Consultants, una empresa con experiencia demostrada en procesos de recolección de datos y que posee la infraestructura, plataforma y el software requerido para este servicio. Esta empresa está certificada por la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) en el manejo de datos confidenciales y avalada por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), con más de 15 años de experiencia en el sector de tercerización de servicios de Contact Center.
   Cumple con todas las leyes de confidencialidad de datos y cuenta con la capacidad instalada para realizar esta tarea de manera eficiente y segura.
   Las llamadas se grabarán para garantizar la precisión y calidad del proceso, conforme a las mejores prácticas de las empresas encuestadoras. Además, todos los datos recopilados serán tratados conforme a la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N° 8968) vigente en Costa Rica, que tiene como objetivo garantizar a cualquier persona el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida o actividad privada y demás derechos de la persona, así como la defensa de su libertad e igualdad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos correspondientes a su persona o bienes.
   De la mano de estas garantias, se ha firmado un contrato de confidencialidad que obliga a la empresa contratada a no comercializar la información y borrar todos los datos relacionados con la contratación, una vez se cumpla con los fines acordados, por lo que sus datos están seguros.
3. ¿Se contactará a menores de edad durante este proceso?
   No, en ningún momento se contactará a menores de edad. Este proceso está dirigido exclusivamente a los miembros adultos de nuestra dirigencia.
4. ¿Se ha vendido o cedido la base de datos a algún proveedor?
   No, la base de datos no ha sido vendida ni comercializada a ningún proveedor. La información recopilada es de uso exclusivo para la Asociación de Guías y Scouts de Costa Rica, que firmó un contrato de prestación del servicio, estableciendo las condiciones específicas y de seguridad con respecto al uso de los datos, cuya responsabilidad se mantiene en el ámbito de acción de nuestra Asociación.
5. ¿Cuáles son las preguntas que se realizarán durante el proceso de actualización?
   Las preguntas que se realizarán son las siguientes:
6. ¿Desea participar en la actualización de datos del Sistema Relacional de Membresía (Sí/No)?
7. ¿Sigue siendo parte del movimiento? (Sí/No)
8. ¿La fecha de inicio como dirigente es correcta?
9. ¿Su cargo actual registrado es correcto?
10. ¿Tiene más cargos?
11. ¿Cuál es su profesión actual?
12. ¿Cuál es su ocupación actual?
13. ¿Cuál es su nivel académico actual? (Primaria incompleta, Primaria completa, Secundaria incompleta, Secundaria completa, Universidad incompleta, Universidad completa, Maestría, Doctorado, Posgrado Completo, Técnico y Diplomado)
14. ¿Tiene otros números telefónicos para agregar?
15. ¿Cuánto tiempo durará la llamada?
    La llamada tendrá una duración aproximada de 5 minutos.
16. ¿Cuándo se comunicó este proceso?
    Este proceso fue informado en la reunión de Jefes de Grupo realizada en octubre de 2024 en las instalaciones del Cuerpo de Bomberos en Heredia, como parte del proceso de mejora a la información que posee y requiere la organización, de cara al Eje Estratégico de Fortalecimiento Interno del PEI 23-28.
17. ¿Se solicitará algún tipo de dato sensible?
    No se solicitarán datos de cuentas bancarias, contraseñas, pines ni se compartirá ningún enlace al que deba ingresar.
18. ¿Para qué se utilizará la información recopilada?
    Con esta información vamos a determinar con exactitud la cantidad, perfil, rotación y permanencia de la dirigencia, para orientar correctamente los procesos de mejora que por distintos medios las personas voluntarias han solicitado. Queremos avanzar en la consolidación de una base de datos robusta y el apoyo de cada uno de ustedes es determinante.
    Detalles del Proceso de Actualización
    Las llamadas se realizarán desde el número de teléfono 4010-1271 en dos bloques: el primer bloque será del 28 de enero al 28 de febrero, y el segundo bloque será del 28 de febrero al 30 de marzo de 2025.
    Agradecemos de antemano su colaboración y disposición para participar en este importante proceso. En caso de requerir información adicional, por favor contacte con el número 2222-9898 de la Plataforma de Apoyo o al correo [email protected]
    Reciban un cordial saludo y quedo con la mejor disposición de recibirles o atenderles también a mi correo [email protected] para responder sus consultas.
    ¡Siempre Listos para Servir!

Claribet Morera Brenes
Directora General
Asociación de Guías y Socuts de CR

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